Verifactu para autónomos: checklist paso a paso para cumplir sin pagar a un consultor

Después de leer esta guía sabrás exactamente qué preguntar a tu proveedor de software, qué configurar antes de que llegue tu fecha de obligación, qué datos tiene que registrar cada factura y cómo comprobar que el sistema funciona. Sin jerga técnica y sin necesidad de contratar a nadie para esto.

Si quieres primero el marco general —fechas, tramos y qué ha hecho la AEAT hasta ahora— empieza por Verifactu en la recta final: qué queda por hacer antes de que sea obligatorio. Esta guía es el paso siguiente: la ejecución.

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Qué es Verifactu en términos operativos (sin rodeos)

Verifactu no es una nueva factura electrónica. Es un sistema que obliga a tu software de facturación a registrar cada factura con una huella digital (hash) que encadena unos registros con otros, y a enviar esos registros a la AEAT en tiempo real o de forma periódica. El objetivo es que Hacienda pueda verificar que no has borrado ni modificado facturas.

Para ti, autónomo o micropyme, esto significa tres cosas concretas:

• Tu software actual tiene que ser compatible o tendrás que cambiar.
• Cada factura que emitas tendrá que llevar campos adicionales que el software calcula solo, pero que tú debes asegurarte de que estén activados.
• No puedes seguir usando Excel, Word ni ninguna solución casera que no esté certificada.

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Paso 1: Confirma tu fecha de obligación

Antes de hacer nada, necesitas saber cuándo te afecta. Los tramos no son iguales para todos.

1. Localiza tu régimen fiscal actual: si estás en estimación directa simplificada, estimación directa normal o módulos (estimación objetiva). Los de módulos tienen un calendario diferente.
2. Consulta el BOE o la web de la AEAT para confirmar la fecha que aplica a tu tramo. La fecha no siempre ha sido fácil de encontrar, pero la AEAT ha publicado ya el calendario definitivo por fases.
3. Apunta esa fecha en el calendario con al menos 60 días de margen para hacer pruebas.

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Paso 2: Audita tu software actual

No asumas que tu programa ya cumple. Muchos proveedores han anunciado actualizaciones que aún no están disponibles o que requieren un plan de pago superior al que tienes contratado.

Preguntas concretas que debes hacer a tu proveedor (por escrito, para tener constancia):

1. ¿Está el software certificado para Verifactu? ¿En qué versión y desde cuándo?
2. ¿El envío a la AEAT es automático o tengo que lanzarlo manualmente?
3. ¿Incluye el registro de eventos (altas, modificaciones, anulaciones) en el encadenamiento de registros?
4. ¿Qué pasa si pierdo la conexión a internet en el momento de emitir la factura? ¿Cómo gestiona el sistema los envíos diferidos?
5. ¿Hay coste adicional por esta funcionalidad respecto a mi plan actual?

Si tu proveedor no puede responder a estas preguntas con documentación de respaldo, considera que no está listo. El artículo Software de facturación con Verifactu: qué certifica cada proveedor y cuánto te cuesta adaptarte detalla cómo comparar las coberturas reales de los principales programas del mercado.

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Paso 3: Comprueba los campos obligatorios por factura

Tu software debe generar automáticamente estos campos en cada registro enviado a la AEAT. Pide a tu proveedor que te muestre dónde aparecen o cómo puedes verificar que se están incluyendo:

• NIF del emisor y datos de identificación del receptor.
• Número de serie y correlativo de la factura, sin saltos ni duplicados.
• Huella digital (hash) del registro actual encadenada con la del registro anterior.
• Indicador de Verifactu: marca que identifica el registro como generado bajo este sistema.
• Fecha y hora de generación del registro (no solo la fecha de la factura).
• Tipo de factura: ordinaria, rectificativa, sustitutiva.
• Importe total y desglose de IVA.
• Estado del envío: pendiente, enviado, aceptado por la AEAT, rechazado.

Si tu software no muestra el estado del envío de forma visible, es un problema. Necesitas saber en todo momento si la AEAT ha aceptado cada registro.

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Paso 4: Configura y prueba antes de la fecha límite

Tener el software instalado no es suficiente. Tienes que probar que el flujo completo funciona.

1. Activa el modo de producción de Verifactu en tu software (algunos tienen un modo de pruebas separado; asegúrate de pasar al real antes de tu fecha).
2. Emite una factura de prueba a un cliente o a ti mismo (factura con importe mínimo o nulo si el sistema lo permite) y comprueba:
   • Que el software genera el hash.
   • Que el registro se envía a la AEAT.
   • Que recibes confirmación de aceptación.
3. Anula esa factura de prueba y verifica que el sistema registra la anulación correctamente y la envía también.
4. Consulta en el portal de la AEAT si los registros de prueba aparecen en tu expediente. La AEAT tiene habilitada una consulta para que el emisor pueda verificar qué registros ha recibido.

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Paso 5: Organiza lo que tienes que guardar

Verifactu no elimina tu obligación de conservar facturas. Añade una capa de trazabilidad, pero el archivo sigue siendo tuyo.

• Guarda los acuses de recibo de la AEAT para cada envío, aunque sean automáticos. Tu software debe permitirte exportarlos o acceder a ellos.
• Conserva los logs de envío del software: fechas, estados, errores. Si en una inspección hay una discrepancia, esos registros son tu defensa.
• Si cambias de software en el futuro, asegúrate de exportar el historial completo de registros Verifactu antes de dar de baja el sistema anterior. Esto es crítico y a menudo se ignora en el momento del cambio.

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Errores más comunes a evitar

Asumir que “compatible” significa “activado”: muchos programas son compatibles con Verifactu pero la funcionalidad no viene activa por defecto. Tienes que activarla manualmente o pedirle al soporte que lo haga.

Confundir factura electrónica con Verifactu: son dos obligaciones distintas con calendarios distintos. Verifactu aplica a software de facturación; la factura electrónica obligatoria entre empresas tiene su propio reglamento pendiente de desarrollo. La guía sobre factura electrónica para pymes aclara la diferencia.

Esperar al último mes: si descubres que tu software no cumple y tienes que cambiar de proveedor, los plazos de migración, configuración y pruebas suelen ser de cuatro a ocho semanas. No lo dejes para la semana anterior a tu fecha.

No documentar las conversaciones con el proveedor: si tu proveedor te promete que su software cumple y luego no cumple, necesitas tener esa promesa por escrito (correo electrónico vale) para reclamar o para demostrar buena fe ante la AEAT.

Dejar la contraseña de la AEAT sin revisar: el envío automático a la AEAT requiere que tu software tenga credenciales válidas (certificado digital o Cl@ve). Verifica que están actualizadas antes de activar el sistema.

Checklist Verifactu para autónomos
─ Confirma tu fecha de obligación por tramo fiscal
─ Pregunta a tu proveedor (por escrito) si está certificado y qué versión
─ Verifica los campos obligatorios por factura: hash, indicador, estado de envío
─ Haz una prueba de emisión y anulación antes de tu fecha límite
─ Guarda acuses de recibo y logs de envío; exporta el historial si cambias de software
Fuente: Reglamento Verifactu (RD 1007/2023) y portal AEAT